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海外参展特装展位设计搭建的几种实施模式
发布时间:2019-8-28 15:22:32

近年来,中国企业出国参展队伍不断壮大,随着企业实力的增强,越来越多的企业更加注重自己的品牌形象,他们一改以往多采用的“鸽子窝”式小面积标准展位,在海外参展时考虑选择大面积展位,通过精心设计,委托专业展台搭建公司进行特别装修展台。大量海外参展路上的“新手”企业,对海外特装展台服务知之甚少,期待能获得更多的实用信息;而那些对海外展台特装已是“轻车熟路”的老企业,则正尝试通过更加高效、便捷、可靠的方式,以更高的性价比获得更为理想的服务,塑造更为到位的品牌形象。

 

我们总结了目前国内企业海外参展实施展台特装的几种主要模式,并简短说明其中的优劣,推荐给海外出展的国内企业。


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模式一:完全国内型(国内设计搭建 + 运输 + 国内人员赴海外组装)

 

案例:A公司赴海外参展时,选择的是纯国内的展位搭建设计公司完成海外特装展位。该公司首先会按照在国内对选择搭建公司进行招标,然后由选定的公司在国内设计并完成展台主体结构的搭建,在确认展位设计搭建符合要求后,国内搭建公司负责将展台结构分解装箱通过海运运抵展会现场。国内展位搭建公司的工作人员会在展会开幕前一个星期先行抵达海外展馆,将运抵的展台结构重新组装,完成展台搭建工作。

 

由国内展位设计搭建公司全权负责,参展商与搭建商彼此比较熟悉,可以方便地沟通,展台设计搭建更能贴合企业的要求,而且对于某些国外展览,全部国内临时派遣人员完成搭建工作,即使加上国际交通住宿费用,成本也可能会低于国外公司搭建的人工费。

 

但此种模式对于现场特装展位搭建必须由指定搭建商完成,运作管理较为规范的国外展览,会比较难以操作;由于涉及到远洋运输以及货物清关问题,参展商必须尽早确定参展规划的同时也要承担一定的海运和清关的风险;特装展台材料不能重复利用或者物料回运都会产生额外的费用另外;另外临时工作人员的签证办理以及工作许可也会面临多种问题。

 

这种模式适合第一次进行国外展位特装的参展企业,而且这些企业可能在国内有多年合作彼此信任的国内展位设计搭建公司,但往往都是解一时之需,而不会是长久之计。


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模式二: 完全海外型(展览组办方指定或推荐的搭建商完成特装展位的设计与搭建)

 

案例:B公司首次参加沙特的展览,由于对当地不熟悉以及展览本地社会环境相对封闭,大面积展位的特装只能求助于展览组委会,每个展览的组委会通常都会有大会指定展位搭建商,这些公司可以提供规范完整的设计搭建服务。参展人员在国内与境外搭建公司沟通,确定设计方案,时间进度表以及费用,并在国内通过邮件、视频、照片等跟踪监督材料准备,主体结构预搭建,局部细节改进等工作。通常国内参展人员会在开展前一周抵达展览目的地,与搭建商共同落实并完成特装展位的现场搭建。


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这种操作方式适合第一次进行展台特装的展商或展览地可进入性较差(包括人,货物,材料等)的展览,展览组委会推荐的搭建公司通常资质完全,操作规范,熟悉展场规定,能保证特装展台按时高质量(只限于做工)完成。但这种模式费用较高,此外由于语言以及地域时差等因素,常常会影响日常有效的沟通,展会指定的搭建公司能按时完成展台搭建,而且大多做工精良,但往往由于沟通的不畅,理解参展企业的设计要求或意图有偏差,导致特装展台并不能十分到位地体现展商的整体形象。

 

模式三:国内主导型(表面国内为主实则海外分包)

 

案例:C企业计划参加阿联酋迪拜的一个知名化妆品展览,这个展览每年都会吸引超过500家国内企业参展,会有十分之一的中国展商采用大型特装展位。C公司通过网络了解到一家专门从事海外特装展位设计搭建的国内服务商,其宣传内容所展现的专业水准与丰富的特装案例以及所强调的合作紧密的海外分支机构,都使C企业对其的业务能力深信不疑。接下来的互动也相当愉快,国内服务商在设计方案的确定,主体材料的落实等方面都与C企业保持顺畅快速的沟通,所有的事情在国内都已经安排妥当,只差开展前现场的搭建了,一切看上去都很完美,即使设计搭建费用相对有些高,C企业还是觉得挺满意的。

 

不愉快从C企业的参展人员在开展前三天进入展馆的那一刻开始,他们发现自己的展位竟然还是一片空地,而别的展位的主体结构已经接近完成!在催促国内服务商整整一天之后,其合作紧密的当地分支机构的搭建人员才姗姗到来。连续奋战48小时后,展位终于赶在展览开幕前一刻搭建完成,C公司的参展人员拖着疲惫的身躯开始整理展品,应付已经入场的观众和客户。

 

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此类国内搭建服务商具备一定的设计能力或基本没有设计能力,所谓的合作紧密的海外分支机构也只是展会当地大大小小的展位搭建公司,他们只是把一个个项目转包给国外公司,起到中介的作用。他们熟悉展会,熟悉展位设计搭建行业,能够为参展企业提供完整的参展方案,但对于展场的管理和现场搭建的把控是完全没有能力的。对于一些规模较小,特装展台不多的海外展会,这些搭建服务中间商或许可以按照约定为展商顺利完成展位的设计和搭建,但对于那些大型的知名展览,在当地搭建公司的业务也接近饱和的时候,国内展商如果还把展台交给他们,那么只能自求多福咯。

 

模式四:海外主导型(参展商海外子公司负责招标 + 当地公司设计搭建)

 

案例:全球领先的知名安防设备D公司,每年赴海外参展多次,在参展地一般设有全资或控股的贸易公司,因此在赴海外参展时,位于国内的公司总部主要负责安排样机、派遣负责技术的产品经理,具体的特装展台设计搭建工作由海外贸易公司直接负责招标、确认,一般会由展览当地的展位设计搭建公司完成展台的搭建。

 

对于在海外设有直属公司的大型集团公司,由于直属公司具体负责当地的市场拓展工作,由他们直接联系当地设计搭建展台顺理成章。这些海外本地化的公司熟悉当地市场,与当地展台搭建公司联系更加方便快捷,但不足是价格相对较高,尤其是在发达国家,不仅材料费用较高,人工费用也明显高于国内,欧洲地区展台搭建的人工费用约是国内的五至六倍。

 

在海外设有子公司,对特装展台的设计和做工要求高的国内大型企业集团往往采用这种方式,追求一流的效果,对价格比较麻木,此类操作除了贵,没有其它缺点,一般不适合大多数国内中小型出口企业。


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模式五:内外兼修型(同一家展台搭建服务商国内设计 + 国外落地)

 

案例:国内医疗设备知名企业E公司每年都要参加迪拜的医疗展和阿拉伯实验室设备展,多年来采用过多种特装展台的实施模式,一直在比较各种方式的优劣,以期找到一种最合适可靠的模式或者展位设计搭建服务商长期合作下去。 幸运的是他们确实找到了一家合适的展位设计搭建服务商。


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这是一家已经迪拜本地化的中国展位设计搭建服务商,在迪拜和沙迦有1500平米的材料仓库和预搭建场地,20人的工程队伍由来自中国、菲律宾、印度和巴基斯坦的管理人员与技工组成;在杭州有专业的设计师和客服人员与国内企业保持高效的沟通与反馈。他们熟悉国内客户的参展习惯和细节需求,通晓迪拜展馆的搭建规范和操作流程,公司统一协调与把控从设计概念到主结构确定,从细节改进到材料落实,从海外仓库预搭到展馆现场完工所有环节,确保所有项目都能在开展前至少12个小时顺利移交客户。


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这是海外特装展位搭建实施最为理想的一种模式,同一团队国内负责对接客户负责将客户理念转化为设计图纸,国外负责材料落实以及预搭建,并反馈改进细节,展馆现场搭建可在客户监督下完成,也可全权交与搭建服务商,特装展台的主体机构也可在当地分拆保存,多展联用,从而大大减少展商的参展费用。

 

国内国外同一团队,流利双语无时差沟通,通过自己不断的投入和努力让展商的参展成本持续降低,这种本地化的“没有中间商赚差价”的海外中国展位搭建商很少,但如果国内企业去阿联酋迪拜以及中东参展,就能遇到这样一家合适的展位设计搭建服务商。